EU:n tietosuojasääntelyn mukaisesti Jyväskylän Flamencoyhdistys haluaa suojata jäsentensä ja flamenco-opetukseen osallistuvien henkilötietoja ja kunnioittaa jokaisen yksityisyyttä. Henkilötietoja ovat sellaiset tiedot, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa suoraan tai välillisesti esimerkiksi yhdistämällä yksittäinen tieto johonkin toiseen tietoon, joka mahdollistaa tunnistamisen. Kun ilmoittaudut Flamencoyhdistyksen opetukseen, Sinulta kerätään henkilötietoja, joiden käsittelyn tarkoituksena on yhdistyksen jäsenrekisterin ylläpitäminen sekä flamenco-opetukseen ja yhdistysviestintään liittyvän toiminnan mahdollistaminen.
Rekisterissä käsitellään Flamencoyhdistyksen jäsenten ja/tai opetukseen osallistuvien nimiä ja osoitteita sekä muita flamenco-opetuksen järjestämisen kannalta tarpeellisia tietoja. Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyksen lakisääteiseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä (jäsenten nimet ja kotipaikat) sekä rekisteröidyn suostumukseen luovuttaa omia tietojaan (muut kerättävät tiedot, ks. alla). Henkilötietoja kerätään ainoastaan rekisteröidyltä itseltään. Henkilötietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle.
Kerättävät tiedot ovat:
- rekisteröidyn etu- ja sukunimi;
- rekisteröidyn sähköpostiosoite;
- rekisteröidyn puhelinnumero;
- rekisteröidyn postiosoite;
- tieto yhdistyksen jäsenyydestä;
- tieto siitä, millä viikkotunneilla rekisteröity käy; sekä
- tiedot osallistumisesta opetukseen lukuvuoden aikana (opettajien keräämät nimilistat, joita hallinnoidaan erikseen opettajien toimesta) ja
- tiedot tuntimaksujen suorittamisesta (maksujen seurannasta vastaavan hallituksen jäsenen ylläpitämä erillinen lista).
Alaikäisten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että hänen huoltajansa (vanhempainvastuunkantaja) on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa tai valtuutuksensa. Tämän vuoksi alle 18-vuotiaan ilmoittautuessa tunneille tai kursseille pyydetään myös hänen huoltajansa yhteystiedot, ja nämä tallennetaan yhdistyksen henkilötietorekisteriin, vaikkei huoltaja itse liittyisi Flamencoyhdistyksen jäseneksi.
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu järjestelmään, johon pääsyä rajoitetaan erikseen määritellyin käyttöoikeuksin (henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat). Jäsenrekisteriin on pääsy niillä Flamencoyhdistyksen hallituksen jäsenillä, joiden opetukseen, opetuksen maksuihin tai yhdistysviestintään liittyvien tehtävien hoitaminen edellyttää yhteystietojen käyttöä.
Flamencoyhdistyksen jäsenyyden päättyessä rekisteröidyn yhteystiedot säilytetään 20 vuoden ajan, mutta näitä tietoja ei päivitetä eikä niitä hyödynnetä jäsenille suunnatussa viestinnässä poislukien mahdolliset jäsenistölle suunnatut kyselyt.
Flamencoyhdistyksen jäsenellä ja/tai opetukseen osallistuvalla henkilöllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisterissä olevat tiedot sekä tarvittaessa vaatia virheellisen tiedon korjaamista. Lisätietoja rekisteröidyn lakisääteisistä oikeuksista antaa Tietosuojavaltuutettu, ks. https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet. Henkilötietojen tarkastamiseen, korjaamiseen tai poistoon liittyvät pyynnöt tulee esittää kirjallisena rekisterin pitäjälle, joka on Jyväskylän Flamencoyhdistys ry, sekä yhteyshenkilölle, joka on yhdistyksen puheenjohtaja, lähettämällä sähköposti osoitteeseen flamenco(a)flamencojyvaskyla.fi. Muut tiedustelut ja suorat yhteydenotot henkilötietorekisterin yhteyshenkilöön tehdään osoitteen puheenjohtaja(a)flamencojyvaskyla.fi kautta.